Polo archivistico dell’Unione Terre di Castelli – una grande sfida

Archivio comunale San Giovanni in Persiceto – digitalizzazione pratiche edilizie
Ottobre 3, 2021

Polo archivistico dell’Unione Terre di Castelli – una grande sfida

Il Polo archivistico storico dell'Unione Terre di Castelli

Archimedia cura la conservazione documentale e ha in carico la gestione scientifica del Polo Archivistico storico dell’Unione Terre di Castelli.

Il Polo archivistico storico è oggi un polo di concentrazione, sede degli archivi storici di sei comuni dell’Unione per un totale di 5 Km d’archivio: Castelnuovo Rangone, Castelvetro, Marano sul Panaro, Savignano, Spilamberto e Vignola. Nel 2015, tali enti hanno trasferito la propria documentazione storica presso la sede del Polo, dando vita, per la conservazione dei documenti, ad un esperimento unico nel suo genere per la genesi e il funzionamento della struttura; successivamente hanno iniziato a versare anche gli archivi di deposito Nella realizzazione del Polo si è rivelata da subito determinante la sinergia di interlocutori molti diversi tra loro per ruolo, competenze e struttura: la Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna, l’Unione Terre di Castelli, i sei comuni dell’Unione che hanno aderito, la Fondazione di Vignola e ditte private come Premio srl- gestore e Archimedia srl; tutte realtà regolate tra loro, nei loro necessari rapporti, da apposita convenzione, prima studiata appositamente e poi sottoscritta dalla parti all'atto della formalizzazione della nascita del Polo.

Così voluto e realizzato, il Polo ha iniziato la sua attività, oggi intensa, dal 9 giugno 2015. Conserva un grande patrimonio storico che, dopo i diversi traslochi e la sanificazione necessaria, è stato oggetto delle necessarie operazioni di censimento e descrizione topografica: tutti i complessi archivistici conservati sono così mappati con precisione per permettere o al personale del Polo o agli addetti degli uffici comunali una identificazione sicura, veloce ed univoca. Inoltre è costante il contatto tra il Polo e le Amministrazioni comunali: sono infatti frequenti le richieste di accesso agli atti per scopi amministrativi. In tempi molto brevi le richieste vengono evase o tramite mail con l'invio delle scansioni richieste, o con l'assistenza al personale degli uffici che si reca al Polo (ad esempio per le trascrizioni di Stato civile) o con la predisposizione del materiale cartaceo in originale che i messi comunali possono ritirare. Di tutta la movimentazione documentaria viene tenuto una accurata registrazione in uscita ed in entrata. Si è creata inoltre un'importante sinergia con gli uffici delle amministrazioni e con i referenti degli archivi per corsi di aggiornamento e consulenze per una corretta gestione documentale e tenuta degli archivi correnti e di deposito e per la predisposizione della documentazione che, nel tempo, deve essere versata dall'archivio di deposito all'archivio storico.

Ciò che rende, poi, il Polo un luogo assolutamente di grande interesse è l'apertura al pubblico per 16 ore settimanali, articolate su tre giorni, con la presenza di un archivista professionista che fornisce consulenza e assistenza agli studiosi e ai ricercatori. Dal 2015 ad oggi, il costante monitoraggio dell’utenza e delle richieste di accessi per fini storici testimonia un’intensa attività di ricerca e consultazione documentale: migliaia di “pezzi” richiesti in consultazione si traducono in una grande circolazione di informazioni storiche, con la possibilità di accedere, nello stesso momento e nello stesso luogo, alla documentazione di ben 6 fondi comunali con i rispettivi archivi aggregati: quelli di Marano, Vignola, Savignano, Spilamberto, Castelnuovo e Castelvetro, senza contare gli archivi aggregati e i fondi storici che nel tempo sono stati depositati. Una rete di archivi, dunque, a disposizione di tutti, sempre accessibile con l’aiuto del personale qualificato di Archimedia.

Il Polo, oltre a favorire l’accesso alla documentazione, tutela la conservazione degli archivi curandone la tenuta fisica con un monitoraggio ed un controllo continuo sullo stato di conservazione delle carte, alcune delle quali, per le precedenti condizioni, erano in uno stato precario e talvolta deteriorato. Un grande passo avanti nel riconoscere la necessità di spazi adeguati, condizioni ottimali di conservazione e di specifiche professionalità con la responsabilità della tenuta degli archivi.

I Comuni gestivano, ognuno secondo modalità e prassi diverse, la propria sezione separata d’archivio che solo in due casi era accessibile al pubblico. In un’ottica di ottimizzazione degli spazi, di qualificazione scientifica del lavoro, di fornitura di servizi, hanno approvato la costituzione del Polo come opportunità di una gestione razionale e coordinata del patrimonio storico. Così, a seguito all’istituzione del Sistema Archivistico Intercomunale e all’approvazione della convenzione che lo regola, si è costituita ed insediata la Conferenza dei rappresentanti dei comuni; inoltre è stata individuata e nominata la figura del Responsabile, persona qualificata e in possesso della qualifica di archivista. La gestione del Polo archivistico attraverso il Sistema assicura la partecipazione di tutti i comuni alla programmazione di attività e iniziative condivise, consentendo di ottimizzare le risorse necessarie per garantire la corretta conservazione del patrimonio documentale, offrire al contempo un adeguato servizio al pubblico e operare attività di valorizzazione e divulgazione.

Ulteriore interlocutore del processo di realizzazione e di mantenimento in funzione del Polo è una ditta privata, Premio srl., altamente qualificata e in possesso dei requisiti e dell’esperienza necessaria per affrontare il progetto e realizzare le diverse e complesse fasi operative: dalla progettazione dei traslochi, alla presa in carico, alla ricollocazione ordinata a scaffale, alla sanificazione, alla gestione operativa dei depositi d’archivi.