Archivio comunale San Giovanni in Persiceto – digitalizzazione pratiche edilizie

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Archivio comunale San Giovanni in Persiceto – digitalizzazione pratiche edilizie

Una nuova sfida... Gli archivi digitali

Archimedia a partire dal 2018 si è affacciata al mondo del documento digitale.

Le attività hanno interessato archivi di aziende private e di pubbliche amministrazioni e sono state realizzate con progetti ad hoc, pensati su misura, in base alle caratteristiche della documentazione e alle esigenze dei clienti. Per svolgerle al meglio, si è provveduto all’acquisto di scanner rotativi e planetari professionali e sono state ottenute le certificazioni ISO 9001 e ISO 27001 come da indicazioni contenute nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici pubblicate dall’Agid sulla G.U. 259 del 19 ottobre 2020.

La digitalizzazione massiva dell’archivio cartaceo delle pratiche edilizie del comune di San Giovanni in Persiceto (Bologna) rappresenta una delle prime esperienze molto significative per la nostra società.

Il servizio ha previsto l’acquisizione digitale delle pratiche edilizie e il trasferimento dei file prodotti in uno storage del Comune di San Giovanni in Persiceto, attività funzionali alla consultazione e all’esibizione dei documenti ai fini dell’accesso agli atti e agli altri usi consentiti dalla legge.

L’archivio è costituito anche da pratiche afferenti all’archivio storico sottoposte alla tutela per ragioni storiche disciplinata dal D.Lgs. 42/2004 (Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n.137). Come suggerito dalle Linee Guida per la Digitalizzazione degli archivi cartacei delle pratiche edilizie redatto dalla Soprintendenza Archivistica per l’Emilia-Romagna il progetto ha coinvolto un Gruppo di lavoro composto dal personale della PA, due archivisti in qualità di Project Manager e di Direttore Operativo, il Responsabile dell’azienda informatica fornitrice del software di gestione interna delle pratiche edilizie. La formazione del team ha offerto l’opportunità di svolgere un controllo incrociato sull’attività svolta e affrontare tutte le peculiarità che si sono presentate in corso d’opera in maniera condivisa.

Il lavoro, terminato alla fine del 2018, ha restituito alla pubblica amministrazione un archivio digitale organizzato per pratiche, tipologie documentali e documenti ricercabili grazie ai metadati associati, e ha rappresentato il primo passo verso l’intera digitalizzazione del processo di evasione degli accessi agli atti.