Gestire un archivio oggi non significa solo prendere in carico e sistemare vecchi cumuli di carta ingiallita e polverosa, ma significa seguirne ogni ciclo di vita: dall’atto della sua formazione nell’archivio corrente, al deposito, fino all’archivio storico. L’archivio è una realtà dinamica e vitale poiché non è legato solamente alla dimensione della memoria storica, ma rappresenta un insieme di beni culturali con una funzione pratica fondamentale e un giacimento dei diritti a servizio di tutti i cittadini.

Studio di fattibilità

Prima di dire sì e capire come, scopriamo insieme se.

Il primo passo fondamentale per iniziare un’attività di gestione documentale è lo studio di fattibilità. Grazie alla nostra esperienza siamo in grado di confrontare le risorse a disposizione e le richieste del committente per capire i termini di gestione di un archivio e modulare i nostri servizi in base a tempi ed obiettivi specifici.

Riordino e inventariazione

Un documento fuori posto è un documento perso, e noi possiamo ritrovarlo.

Quasi sempre ci troviamo davanti ad interi patrimoni documentali sparsi tra scaffali, corridoi e uffici, raggruppati in faldoni privi di descrizioni o lasciati nel disordine di depositi semi abbandonati. Il riordino della documentazione è un momento chiave che ha l’obiettivo di strutturare l’archivio a livello logico e fisico. In questa fase, ci occupiamo di individuare l’ufficio di appartenenza e il soggetto produttore di ogni documento, in modo da renderlo reperibile ed utilizzabile in tempi rapidi.

Selezione e scarto

Un archivio può essere sostenibile? Certo, infondo, è fatto anche di carta.

Conservare troppi documenti in archivio non è necessario ma, soprattutto, non è funzionale alla sua efficienza e all’ottimizzazione degli spazi. È per questo che durante la fase di riordino e gestiamo anche l’importante processo di selezione e scarto, nei termini temporali indicati dal Codice Civile e dai massimari di scarto. Selezioniamo e codifichiamo con attenzione tutti documenti che possono essere scartati e, dopo aver ottenuto il nullaosta dalla Soprintendenza Archivistica, ci occupiamo del processo di eliminazione in collaborazione con enti specializzati alla macerazione e al rilascio dei verbali di distruzione dei documenti stessi. La carta che subisce la macerazione viene poi riciclata e può entrare di fatto a far parte della quota dei rifiuti riciclati degli enti o soggetti per i quali svolgiamo l’attività di scarto.

Elencazione topografica

Che cos’è? Dove va messo? Dove posso trovarlo? Te lo diciamo noi.

Successivamente alle fasi di progetto, riordino e scarto, svogliamo attività descrittive che rappresentano gli strumenti di corredo di un archivio corrente, di deposito o storico. Ci occupiamo della creazione di elenchi che indicano in modo preciso e univoco quali sonole unità di conservazione all’interno di un archivio e qual è la loro posizione. Gli elenchi di consistenza topografici sono strumenti essenziali per il corretto svolgimento delle attività lavorative quotidiane. L’attività di elencazione topografica diventa più analitica se eseguita sulla parte storica dell’ archivio, dove vengono depositati i documenti con oltre 40 anni di vita: in questa circostanza ci occupiamo di sviluppare veri e propri inventari, progetti che hanno un valore storico e culturale inestimabile, a servizio di studiosi, ricercatori e cittadini.

Valorizzazione del patrimonio archivistico

Un capitale culturale al servizio della comunità.

Gli archivi storici rappresentano un patrimonio culturale inestimabile per ripercorrere il passato e valorizzare l’identità presente di enti o attività. Sono tesori al servizio della comunità e, come tali, devono essere valorizzati per favorirne la pubblica fruizione. Archimedia si impegna quotidianamente nella tutela e nella diffusione di una cultura di gestione finalizzata alla conoscenza, alla valorizzazione e alla manutenzione dei sistemi documentari, attraverso interventi mirati e la progettazione di percorsi narrativi in forma divulgativa, mostre o convegni sul tema.

Ricerche su commissione e Sale studio

Insieme, alle radici della storia.

Un archivio aperto è un servizio alla comunità, in grado di restituire informazioni preziose per progettare e realizzare azioni future di diversa natura. Grazie alla nostra pluriennale esperienza, svolgiamo ricerche su commissione e organizziamo attività di apertura delle sale studio a servizio degli Enti Pubblici, per affiancare ricercatori e professionisti nella corretta consultazione dei documenti. Oltre a porci come intermediari culturali a seconda della tipologia di utente che abbiamo davanti, ci occupiamo della creazione della carta dei servizi, che garantisce il rispetto degli standard di sicurezza nell’ambito della conservazione e consultazione.